Onboarding nowych pracowników – 5 sposobów jak szybko i efektywnie go poprawić

Onboarding nowego pracownika to zdecydowanie „hot” temat w obszarze HR od kilku dobrych lat. W przeciwieństwie do innych zagadnień, które przychodzą i odchodzą, wdrożenie i adaptacja naprawdę mają wpływ na wiele czynników. O tym, że pierwszy dzień/ tydzień/ miesiąc/ kwartał w nowej pracy są bardzo ważne wszyscy wiemy. O tym, jakie zmiany można wprowadzić od zaraz, a które „zrobią różnicę” w firmowym onboardingu będzie dzisiejszy wpis.

Danych liczbowych na temat krytyczności procesu onboardingu w cyklu życia pracownika jest naprawdę wiele. Dla przykładu:

  • 20% zatrudnionych osób odchodzi w ciągu pierwszych 45 dni w nowej pracy*
  • W organizacjach o ustrukturyzowanym i mocnym procesie onboardingu produktywność nowozatrudnionych zwiększa się o ponad 70%**
  • 69% nowych pracowników jest skłonnych do pozostania w firmie ponad 3 lata, jeśli doświadczyli dobrego procesu onboardingu***

Brzmi poważnie, prawda? Zamiast jednak wpadać w panikę, ile jest do zrobienia, weźmy głęboki wdech i sprawdźmy, co możemy wdrożyć od zaraz, aby doświadczenie nowych kolegów i koleżanek zdecydowanie polepszyć.

Logistyka jest bardzo ważna!

Pierwszy dzień może być naprawdę stresujący. Szczególnie jeśli nowy pracownik ma udać się do innego miejsca niż to, w którym miał rozmowę rekrutacyjną lub firma znajduje się w ogromnym biurowcu z kilkoma wejściami i labiryntami korytarzy. Co możemy zrobić, aby zmniejszyć stres już od pierwszych chwil? Przesłać w mailu zapraszającym na adaptację najważniejsze informacje:

  • Dokładna data, godzina i adres (ja robiłam mapkę z zaznaczonym przystankiem, na którym powinni wysiąść pracownicy oraz wypisanymi autobusami)
  • Informacja na kogo powołać się na recepcji/ przy wejściu. Dodatkowo koniecznie zaznaczyć numer kontaktowy do osoby, która odbierze nowego pracownika
  • Krótki plan tego jak wyglądać będzie pierwszy dzień tak, aby nasz nowy kolega/ koleżanka wiedzieli co na nich czeka
  • Informacja, czy przewidziany jest lunch/ poczęstunek – dzięki temu nowi pracownicy będą wiedzieli, jak się przygotować by nie umrzeć z głodu 😊

Przygotuj sprzęt

Nie ma nic gorszego dla nowej osoby niż po przejściu części oficjalnej, usiąść przed pustym biurkiem i czekać na komputer/ sprzęt do pracy. Kupno/ przygotowanie sprzętu, założenie konta firmowego, zamówienie monitora, myszki, karty wejściowej powinno odbyć się przed przyjściem pracownika do organizacji. Wiem, wiem – niby oczywiste, ale czasem coś stanie na przeszkodzie. Bez względu jednak, czy to kwestia komunikacji między działem HR, ADM, IT, zła kolejność w procesie, czy po porostu zawodna ludzka pamięć – gra w tym przypadku jest naprawdę warta świeczki i róbmy wszystko, aby to sprzęt czekał na pracownika, a nie odwrotnie.

Zapewnij materiały o firmie

Nie oszukujmy się – nawet najciekawsza prezentacja na temat firmy nie ma szans zostać w całości zapamiętana. Mnóstwo nowych twarzy, dziesiątki nazw własnych produktów, ważnych dat – człowiek nie jest w stanie sobie wszystkiego przyswoić od razu. Nie chodzi tutaj jednak o zubożenie wprowadzenia o firmie. Historia opowiedziana przez prezentującego pracownika, często pełna anegdotek i ciekawostek jest bardzo ważna – nadaje kontekst. To, czego często brakuje to przesłanie omawianych materiałów nowym pracownikom, aby przeglądnęli je i usystematyzowali wiedzę. Najlepiej, aby prezentację przesłać tego samego dnia, kiedy znaków zapytania jest najwięcej, a motywacja do przyswojenia wiedzy na temat firmy ogromna 😊.

Zadbaj, by przełożony znalazł czas dla nowego pracownika

I to nie jest żart – naprawdę nierzadko zdarza się, że nowy pracownik przez pierwszych kilka dni nie widzi (ani nie słyszy) swojego managera. Nie powinno tak być – rola przełożonego w procesie adaptacji jest kluczowa, dlatego zaangażujmy przełożonego w adaptację poprzez:

  • Upewnienie się, że znajdzie on chwilę, aby spotkać się twarzą w twarz z nową osobą i opowiedzieć m.in. o:
    • Formalnych (rozliczanie czasu pracy, urlopy, metodyka pracy zespołu) i nieformalnych zasadach panujących w zespole
    • Projekcie, do jakiego trafił nowy pracownik
    • Ogólnie na temat oczekiwań i celów względem nowej osoby (bardzo ważne, aby później uszczegółowić cele pracownika)
  • Zapewnienie, że przełożony przedstawi pracownika zespołowi/ wcześniej zapowie przyjście nowego kolegi
  • Upewnienie się, że zapewni on/ona wsparcie merytoryczne oraz administracyjne lub wskaże osobę z zespołu, która zaopiekuje się nową osobą
  • Będzie monitorować proces onboardingu nowego członka swojego zespołu (np. cykliczne spotkania)

Zadbaj o detale

Choć wydawać by się mogło, że szczegóły nie powinny iść na pierwszy plan, kiedy dopiero zaczynamy działać nad usprawnieniem procesu onboardingu, może okazać się, że zadbanie o drobnostki, dla nas mało obciążające, mocno wpłynie na satysfakcję nowej osoby:

    • Dajmy czas na zjedzenie posiłku – jeśli nie jest on zapewniany przez firmę, wskażmy miejsce, gdzie można kupić sobie lunch, a później zaproponujmy swoje towarzystwo/ towarzystwo zespołu/ przełożonego/ innych nowoprzybyłych

via GIPHY

  • Pokażmy biuro – ekspres do kawy, toaleta, miejsce nadawania przesyłek, dział IT – dla nas to mogą być szczegóły, a dla nowej osoby bardzo istotne punkty na mapie budynku
  • Opowiedzmy trochę na temat zwyczajów w firmie – luźne piątki? Comiesięczne wspólne śniadania? Dla nowego pracownika to przydatne informacje dodatkowo zwiększające poczucie tożsamości

Adaptacja nowych pracowników to temat rzeka. Przemyślany i dobrze zaplanowany proces przynosi wymierne efekty – nie tylko w postaci zwiększenia zadowolenia i zmniejszenia rotacji (ogólnie poprawiającego employee experience), co przekłada się na korzyści finansowe. Pamiętajmy jednak, że nie musimy przeprowadzać firmowej rewolucji – warto od wprowadzenia małych zmian, które mogą przynieść duży efekt. Od razu 😊

ps Używasz Bloglovin?

Follow my blog with Bloglovin

jak zrobić onboarding
źródło: metntion.com
*To Retain New Hires, Spend More Time Onboarding Them, Harvard Business Review
** The True cost of Bad Hire, Brandon Hall Group
***Click Boarding

Może spodoba Ci się również:

A może to Cię zaciekawi?

Prowadzenie badań w organizacji – 7 sposobów jak robić...

Badania zaangażowania, zadowolenia z benefitów, ankiety po onboardingu czy te podsumowujące proces oceny. Nie...

Działania Employer Brandingowe na Facebooku. Jak to robić przy...

„Facebook się kończy” – podejrzewam, że każdy z nas przynajmniej raz w życiu usłyszał już...

Pierwszy dzień w pracy zdalnej – o czym warto...

Pierwszy dzień (pierwsze dni) w pracy wiążą się z dużymi emocjami zarówno dla kandydatów,...

Entry interview – co to jest i dlaczego warto...

Onboarding od kilku sezonów jest na ustach wielu hr-owców. Zastanawiamy się jak go poprawnie...

Clubhouse i Employer Branding – duet przyszłości?

Clubhouse szturmem wbił się do świata mediów społecznościowych. Choć jeszcze 3 miesiące temu nazwa...

Najlepsi filmowi szefowie – inspiracje dla liderów

Co ma wspólnego HR z kinematogorafią? Czy lider może szukać inspiracji na sali kinowej?...

Sprawdź wszystkie kategorie!

Comments

  1. Bardzo ciekawy artykuł 🙂 wprowadzenie i przywitanie pracownika w nowej pracy jest bardzo ważne i na pewno wpływa na budowanie poczucia przynależności do firmy. Ciekawym pomysłem są również welcome packi, np. z przydatnymi gadżetami lub zdrowymi słodkościami na pierwszy dzień w pracy – to moim zdaniem bardzo miły gest ze strony pracodawcy 🙂

    • Marta,
      dziękuję za komentarz! Zdecydowanie zgadzam się z tym, co piszesz :). Welcome packi to super sprawa – zrobione kreatywnie, z pomysłem robią efekt wow 🙂

  2. A offboarding? Mówi się wiele o onboardingu ale materiałów na koniec pracy jest na lekarstwo.
    A czy to nie własnie prawidłowo przeprowadzony offboarding pozwala na utrzymanie pozytywnej opinii o pracodawcy?
    Mam wrażenie, ze to jak firma rozstaje się z pracownikiem jest znacznie ważniejsze …

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Proszę wpisać swój komentarz!
Proszę podać swoje imię tutaj