Onboarding nowych pracowników – 5 sposobów jak szybko i efektywnie go poprawić

Onboarding nowego pracownika to zdecydowanie „hot” temat w obszarze HR od kilku dobrych lat. W przeciwieństwie do innych zagadnień, które przychodzą i odchodzą, wdrożenie i adaptacja naprawdę mają wpływ na wiele czynników. O tym, że pierwszy dzień/ tydzień/ miesiąc/ kwartał w nowej pracy są bardzo ważne wszyscy wiemy. O tym, jakie zmiany można wprowadzić od zaraz, a które „zrobią różnicę” w firmowym onboardingu będzie dzisiejszy wpis.

Danych liczbowych na temat krytyczności procesu onboardingu w cyklu życia pracownika jest naprawdę wiele. Dla przykładu:

• 20% zatrudnionych osób odchodzi w ciągu pierwszych 45 dni w nowej pracy*
• W organizacjach o ustrukturyzowanym i mocnym procesie onboardingu produktywność nowozatrudnionych zwiększa się o ponad 70%**
• 69% nowych pracowników jest skłonnych do pozostania w firmie ponad 3 lata, jeśli doświadczyli dobrego procesu onboardingu***

Brzmi poważnie, prawda? Zamiast jednak wpadać w panikę, ile jest do zrobienia, weźmy głęboki wdech i sprawdźmy, co możemy wdrożyć od zaraz, aby doświadczenie nowych kolegów i koleżanek zdecydowanie polepszyć.

Logistyka jest bardzo ważna!

Pierwszy dzień może być naprawdę stresujący. Szczególnie jeśli nowy pracownik ma udać się do innego miejsca niż to, w którym miał rozmowę rekrutacyjną lub firma znajduje się w ogromnym biurowcu z kilkoma wejściami i labiryntami korytarzy. Co możemy zrobić, aby zmniejszyć stres już od pierwszych chwil? Przesłać w mailu zapraszającym na adaptację najważniejsze informacje:

• Dokładna data, godzina i adres (ja robiłam mapkę z zaznaczonym przystankiem, na którym powinni wysiąść pracownicy oraz wypisanymi autobusami)
• Informacja na kogo powołać się na recepcji/ przy wejściu. Dodatkowo koniecznie zaznaczyć numer kontaktowy do osoby, która odbierze nowego pracownika
• Krótki plan tego jak wyglądać będzie pierwszy dzień tak, aby nasz nowy kolega/ koleżanka wiedzieli co na nich czeka
• Informacja, czy przewidziany jest lunch/ poczęstunek – dzięki temu nowi pracownicy będą wiedzieli, jak się przygotować by nie umrzeć z głodu 😊

Przygotuj sprzęt

Nie ma nic gorszego dla nowej osoby niż po przejściu części oficjalnej, usiąść przed pustym biurkiem i czekać na komputer/ sprzęt do pracy. Kupno/ przygotowanie sprzętu, założenie konta firmowego, zamówienie monitora, myszki, karty wejściowej powinno odbyć się przed przyjściem pracownika do organizacji. Wiem, wiem – niby oczywiste, ale czasem coś stanie na przeszkodzie. Bez względu jednak, czy to kwestia komunikacji między działem HR, ADM, IT, zła kolejność w procesie, czy po porostu zawodna ludzka pamięć – gra w tym przypadku jest naprawdę warta świeczki i róbmy wszystko, aby to sprzęt czekał na pracownika, a nie odwrotnie.

Zapewnij materiały o firmie

Nie oszukujmy się – nawet najciekawsza prezentacja na temat firmy nie ma szans zostać w całości zapamiętana. Mnóstwo nowych twarzy, dziesiątki nazw własnych produktów, ważnych dat – człowiek nie jest w stanie sobie wszystkiego przyswoić od razu. Nie chodzi tutaj jednak o zubożenie wprowadzenia o firmie. Historia opowiedziana przez prezentującego pracownika, często pełna anegdotek i ciekawostek jest bardzo ważna – nadaje kontekst. To, czego często brakuje to przesłanie omawianych materiałów nowym pracownikom, aby przeglądnęli je i usystematyzowali wiedzę. Najlepiej, aby prezentację przesłać tego samego dnia, kiedy znaków zapytania jest najwięcej, a motywacja do przyswojenia wiedzy na temat firmy ogromna 😊.

Zadbaj, by przełożony znalazł czas dla nowego pracownika

I to nie jest żart – naprawdę nierzadko zdarza się, że nowy pracownik przez pierwszych kilka dni nie widzi (ani nie słyszy) swojego managera. Nie powinno tak być – rola przełożonego w procesie adaptacji jest kluczowa, dlatego zaangażujmy przełożonego w adaptację poprzez:

• Upewnienie się, że znajdzie on chwilę, aby spotkać się twarzą w twarz z nową osobą i opowiedzieć m.in. o:
  • Formalnych (rozliczanie czasu pracy, urlopy, metodyka pracy zespołu) i nieformalnych zasadach panujących w zespole
  • Projekcie, do jakiego trafił nowy pracownik
  • Ogólnie na temat oczekiwań i celów względem nowej osoby (bardzo ważne, aby później uszczegółowić cele pracownika)
• Zapewnienie, że przełożony przedstawi pracownika zespołowi/ wcześniej zapowie przyjście nowego kolegi
• Upewnienie się, że zapewni on/ona wsparcie merytoryczne oraz administracyjne lub wskaże osobę z zespołu, która zaopiekuje się nową osobą
• Będzie monitorować proces onboardingu nowego członka swojego zespołu (np. cykliczne spotkania)

Zadbaj o detale

Choć wydawać by się mogło, że szczegóły nie powinny iść na pierwszy plan, kiedy dopiero zaczynamy działać nad usprawnieniem procesu onboardingu, może okazać się, że zadbanie o drobnostki, dla nas mało obciążające, mocno wpłynie na satysfakcję nowej osoby:

• • Dajmy czas na zjedzenie posiłku – jeśli nie jest on zapewniany przez firmę, wskażmy miejsce, gdzie można kupić sobie lunch, a później zaproponujmy swoje towarzystwo/ towarzystwo zespołu/ przełożonego/ innych nowoprzybyłych

via GIPHY

• Pokażmy biuro – ekspres do kawy, toaleta, miejsce nadawania przesyłek, dział IT – dla nas to mogą być szczegóły, a dla nowej osoby bardzo istotne punkty na mapie budynku
• Opowiedzmy trochę na temat zwyczajów w firmie – luźne piątki? Comiesięczne wspólne śniadania? Dla nowego pracownika to przydatne informacje dodatkowo zwiększające poczucie tożsamości

Adaptacja nowych pracowników to temat rzeka. Przemyślany i dobrze zaplanowany proces przynosi wymierne efekty – nie tylko w postaci zwiększenia zadowolenia i zmniejszenia rotacji (ogólnie poprawiającego employee experience), co przekłada się na korzyści finansowe. Pamiętajmy jednak, że nie musimy przeprowadzać firmowej rewolucji – warto od wprowadzenia małych zmian, które mogą przynieść duży efekt. Od razu 😊

ps Używasz Bloglovin?

Follow my blog with Bloglovin

*To Retain New Hires, Spend More Time Onboarding Them, Harvard Business Review
** The True cost of Bad Hire, Brandon Hall Group
***Click Boarding