5 sposobów na lepsze zarządzanie zdalnym zespołem

Od zeszłego poniedziałku część firm weszła w nową rzeczywistość. Praca zdalna, dla niektórych do tej pory rzadki przywilej, stała się codziennością. Temat organizacji własnej pracy zdalnej poruszany jest już w wielu miejscach. Ja zaś zapraszam Was dziś sprawdzenia jak wygląda zarządzanie zdalnym zespołem.
Standardowo do wpisu gościnnego zaprosiłam praktyka (jak na przykład tutaj) – managera, który ze zdalnymi zespołami pracuje od ponad 10 lat. Mogę Was zapewnić – Tomek (którego poznałam w jednej z poprzednich firm) zna się na leadershipie jak mało kto, dlatego oddaję Was w dobre ręce :).

5 sposobów na lepsze zarządzanie zespołem rozproszonym

Zespoły zdalne, wirtualne, rozproszone to nie jest coś, co zostało wymyślone z okazji wybuchu pandemii. Działały i to skutecznie, już od lat. W mojej ponad 10 letniej karierze w IT miałem okazje korzystać z dobrodziejstw pracy zdalnej dość często. Zarówno jako programista jak i manager zespołu. Przez lata udało mi się wypracować standardy i praktyki, które poprawiają jakość pracy obu zainteresowanych stron. Chciałbym się z Wami podzielić moim krótkim przewodnikiem dla liderów/managerów. 

Komunikacja jest najważniejsza!

Ameryki nie odkrywam – komunikacja służy nam do przekazywania informacji, budowania zaufania, poczucia stabilizacji i psychologicznego bezpieczeństwa. Ale komunikacja online zdecydowanie różni się od tej twarzą w twarz i warto o tych różnicach pamiętać:

  • Wiele komunikacji offline to „rozmowy o niczym”. I to musi zostać. Serio! Jeśli chcecie, żeby Wasz zespół darzył się takim samym zaufaniem jak zespoły kolokowane musicie rozmawiać o rzeczach nie związanych z pracą. Zacznijcie od poniedziałku – zróbcie specjalne spotkanie, na którym zapytacie jak ludzie się miewają i jak nastawiają się na nadchodzący tydzień. Nie rozmawiajcie o zadaniach! Spotkania online rozpoczynajcie od paru minut „small talka”. Najlepiej wykorzystać czas, w którym ludzie zbierają się na spotkanie – zapytajcie o pogodę w ich mieście – od razu będzie bardziej naturalnie.
  • Przygotujcie dla waszego zespołu „ciche godziny”. Narzędzia do pracy online bardziej niż cokolwiek skutecznie odrywają od pracy. Poczucie, że trzeba być online, żeby „wyglądało”, że się nie obijam w trakcie pracy zdalnej powoduje, że każdy dźwięk powiadomienia komunikatora zabija proces myślowy.
  • Nigdy się nie spóźniajcie – jak zwykle pracujcie przez przykład – trzeba pokazać wagę szanowania cudzego czasu.

Wybierz odpowiedni kanał komunikacji

Dzięki błogosławieństwu (czyżby?) techniki mamy dostęp do szeregu różnych kanałów komunikacji z zespołem: email, czat, połączenie wideo, rozmowa telefoniczna… Ważne, aby znać siłę każdego z tych narzędzi:

  • Email – formalny, kładzie duży nacisk na wiadomość, powinien być spójny i konkretny – używaj do potwierdzania zadań i obowiązków
  • Czat – nieformalny, używaj do szybkich statusów, rozmów o niczym i wymiany memów 😉
  • Połączenia wideo – najważniejsze narzędzie w pracy zespołu zdalnego. Koniecznie zadbaj, żeby każdy miał uruchomioną kamerę – to jest to co buduje zespół, przez budowanie relacji najbardziej zbliżonej do „normalnego” spotkania. Pomaga też prowadzić bardziej efektywne spotkania – nie można nie docenić wartości jaką niesie ze sobą mimika twarzy członków zespołu – skraca czas który inaczej trzeba by poświęcić na domyślanie się. 
  • Rozmowy telefoniczne – jeśli potrzeba szybkiego działania. Pamiętaj, że połączenie telefoniczne od lidera musi zostać odebrane (tak zwykle czuje członek zespołu), więc wiedz, że przerwiesz czyjąś pracę.

Znaj swoje narzędzia!

Wybór narzędzia do pracy online podjęty na wysokich szczeblach organizacji nie powoduje, że każdy jest gotów tego narzędzia używać. Nowe narzędzie może powodować sporo frustracji, a ta może odbijać się na efektywności pracy zdalnej. Jeśli używasz narzędzia po raz pierwszy, poświęć czas przed spotkaniem na „zabawę” z nim. Postaraj się być osobą, która wdroży zespół w nowe narzędzie. Jeśli Ty nie będziesz się go obawiał zespół też nie będzie. 

via GIPHY

Deleguj jak mistrz

Delegacja zadań i odpowiedzialności to chyba najtrudniejsze zadanie początkujących liderów i managerów. Nie twierdzę, że tego nie potrafią. Niestety zwykle robią to w sposób, który zabija efektywności i/lub motywację. Kilka rad dla tych osób:

  • Unikaj „Zjawiska obojętnego przechodnia” – jeśli delegujesz do grupy istnieje duża szansa na to, że zadania nie podejmie się nikt. To tak zwane rozproszenie odpowiedzialności. Przypomnij sobie jak uczyłeś się pierwszej pomocy. Gdy chcesz, żeby ktoś zadzwonił po karetkę zwracasz się do konkretnej osoby: „Ty! Zadzwoń po karetkę!”. I tak samo rób w przypadku osób, które są daleko, online. Bądź konkretny. 
  • Tłumacz zadanie – albo inaczej – upewnij się, że przekaz zadania jest zrozumiały dla osoby, która je realizuje. W szczególności gdy nie masz możliwości zobaczenia na żywo zagubionej twarzy odbiorcy prośba o sparafrazowanie może uratować Ci dzień. 
  • Potwierdź, że odbiorca zadania jest z nim ok. Proszenie o pomoc w świecie wirtualnym jest trudniejsza, a sama pomoc mniej skuteczna. Jeśli wyjdziesz krok w przód i sam zapytasz o problemy i zaoferujesz pomoc nie pozwolisz problemom urosnąć, a dodatkowo zyskasz szacunek w oczach zespołu. 
  • Doceniaj. To nic nadzwyczajnego w byciu liderem – każdy lider zna moc pochwały, natomiast trudniejsze w działaniu online.  

Prowadź skuteczne spotkania

Najważniejsze to ocena czy w ogóle spotkanie jest potrzebne. Wszyscy znamy spotkania, które mogły być mailem. Nie pozwólmy, żeby nasz zespół tracił na takie spotkania czas. Natomiast jeśli już musisz zwołać spotkanie:

  • Określ cel i agendę spotkania tak, żeby każdy czuł, że spotkanie idzie do przodu i mógł odcinać niepotrzebne offtopici
  • Pozwól każdemu się wypowiedzieć. Szanuj moc inteligencji kolektywnej. Jeśli spotkanie jest zdominowane przez 2 osoby wynik pracy nigdy nie będzie najlepszy. 
  • Notuj lub poproś kogoś o notowanie. Spotkanie, do którego nie można wrócić jest bezwartościowe. Dodatkowo zespół angażuje się bardziej w ustalenia ze spotkania, jeśli te są notowane. „Pozwól mi to zanotować” ma moc pieczętującą. 
  • Wysyłaj mailowe podsumowanie. 

Podsumowanie

Gdy to czytacie to zauważacie pewnie, że wiele z tych praktyk nie różni się zbytnio od pracy z zespołem pracującym w jednej lokalizacji. Całkowita prawda. Zarządzanie zdalnym zespołem nie różni się szczególnie. Jest tylko trudniejsze i wymaga zwracania uwagi na rzeczy, na które w środowisku lokalnym zwracać uwagi nie trzeba. 

Poza powyższymi oczywiście istnieje wiele innych praktyk prowadzenia efektywnego, zaangażowanego i co najważniejsze szczęśliwego zespołu zdalnego. To jest mój zestaw początkującego. Śmiało korzystajcie, a jeśli macie uwagi będę bardzo wdzięczny za ich przekazanie. 

Tomek Kot

Kiedyś programista, teraz lider zespołu, kierownik biura, społecznik. Od początku swojej przygody z IT organizuje spotkania mające na celu wymianę doświadczeń oraz networking w środowisku programistycznym. Założyciel Śląskiej Grupy Microsoft, prelegent i trener. Profesjonalnie Mobile Solutions Center Manager – rola która powoduje, że częściej czyta się książki coachów niż programistów… Obecnie zafascynowany zderzaniem się świata biznesu ze światem programistów, interakcjami, wymianą wartości. Stara się ze złego managera, stać się nie tak bardzo złym managerem, a jeszcze bardziej liderem. Prywatnie motocyklista, gadżeciarz, siatkarz i gracz planszówek. Hobby: Aquascaping

Może spodoba Ci się również:

A może to Cię zaciekawi?

Instagram i Employer Branding – połączenie idealne?

Instagram to medium społecznościowe, które na stałe wpisało się w styl życia prawie jednej...

Komunikacja wewnętrzna w IT – dlaczego ludzie się nie...

Wrzucasz jakąś ciekawą informację skierowaną do wszystkich pracowników na używane w firmie narzędzie do...

Jak dotrzeć do kandydatów? Czyli przyciąganie w Employer Brandingu

Twitter, Facebook, czy Linkedin? Targi pracy, a może udział w konferencjach? Własna zakładka kariera,...

Prowadzenie badań w organizacji – 7 sposobów jak robić...

Badania zaangażowania, zadowolenia z benefitów, ankiety po onboardingu czy te podsumowujące proces oceny. Nie...

Agile Employer Brandingu – MVP w EB

Agile Employer Branding przestaje być pieśnią przyszłości. Kiedy półtora roku temu po zrobieniu certyfikatu...

Social Media w Employer Brandingu – być czy nie...

Social media to temat rzeka. Towarzyszą nam one w życiu prywatnym, ale również zawodowo....

Sprawdź wszystkie kategorie!

Comments

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here