Jak zorganizować imprezę firmową? 5 rad (cz. I)

Bal karnawałowy, wigilia, obchody istotnych dla firmy rocznic, otwarcia nowych biur, integracja zespołów/ całej firmy… Dla większości pracowników te słowa kojarzą się z dobrą zabawą. Dla osób odpowiedzialnych za organizację imprez firmowych zaś ze… sporym wyzwaniem! 

Jak zatem podejść do tematu organizacji imprezy firmowej? Myślę, że nie ma idealnego i uniwersalnego schematu działań, który zapewniłby 100% sukcesu organizatorom. W zamian za to dziś podzielę się z Wami moimi 5 radami, które z pewnością ułatwią nasze eventowe działania. Poniższe punkty wypracowałam podczas organizowania dziesiątek imprez firmowych (od tych małych – zespołowych, do ogólnopolskich z zagranicznym streamingiem 😉 ). 

Termin imprezy firmowej

Pamiętajcie, że event organizujecie dla pracowników i to dla nich czas oraz miejsce powinny być najodpowiedniejsze. Na początek koniecznie sprawdźcie kalendarz – ferie, wakacje, długie weekendy, święta regionalne (w przypadku angażowania więcej niż jednego kraju) – to wszystko skróci Waszą listę możliwych terminów. Jeśli zestawicie to z kalendarzem osób, które na imprezie być muszą (np. CEO) otrzymacie (czasem naprawdę) short listę z możliwymi datami. Co z nią zrobić? Przesłać do ludzi w formie ankiety! Zaangażowanie na tym etapie (a raczej jego brak) często przejawia się w niskiej frekwencji na wydarzeniach firmowych (btw. o tym, dlaczego narzędzia przez nas używane nie angażują pracowników przeczytacie tutaj). Włączenie pracowników w proces decyzyjny (styl imprezy czy właśnie jej termin) spowoduje, że ludzie poczują, że event jest rzeczywiście robiony dla nich. Gratis otrzymacie zaś ewentualne kolizje z ważnymi terminami, o których nie pomyśleliście.

Sala/ hala/ namiot – w skrócie – miejsce imprezy firmowej

Tutaj będzie krótko i na temat: Wielkość. Zdecydowanie jeśli mam do wyboru miejsce za duże lub odrobinę za małe (oczywiście chodzi mi o miejsce wyglądające na małe czy z małym parkietem, nie o łamanie zasad bezpieczeństwa) zawsze wybieram to mniejsze. Dlaczego? Eventy mają służyć integracji. W wielkich salach ludzie spędzają większość czasu na szukaniu siebie nawzajem. Parkiet wydaje się pusty w zasadzie bez względu na liczbę osób na nim tańczących.

Jedzenie

To jest niemniej istotny punkt programu. Jedzenia (dla dobra wszystkich) powinno być dużo. Słyszałam o przypadkach, gdzie organizatorzy chcieli trochę oszczędzić na jedzeniu. Efekt? Przekąski zniknęły szybko, a pozostały puste brzuchy i morze alkoholu. Myślę, że nie muszę pisać co było później ;).

Oczywiście nie chodzi o to, aby wydawać krocie na wyżywienie. Sprytnie skomponowane menu zepewni zadowolenie gości i spokojne głowy podczas eventu. Czy mam jakieś szczególne rady? Na pewno polecam… nie zapominać o mięsie. Choć sama jem go mniej niż więcej zawsze dbam, aby na imprezach było ciepłe danie mięsne, które będzie stanowiło podkład pod… tańce i inne wieczorne atrakcje. Oczywiście pamiętajcie też o osobach mięsa nie jedzących i alergikach. Jeśli musicie mocno uważać na budżet wybór posiłku może zostać określony wcześniej – na etapie wyboru terminu/ zapisu na wydarzenie. Dla osób tnących koszty – na Waszym miejscu najmocniej cięłabym na deserach – jeśli jest to typowa integracja firmowa uczestnicy najbardziej zainteresowani będą daniem ciepłym i zupą podaną w środku imprezy.

via GIPHY

Alkohol

Nie byłby to szczery wpis gdybym o nim nie wspomniała. Czasem myślę, że imprezy firmowe mają magiczną moc przenoszenia nas – uczestników do czasów kiedy zaczynaliśmy swoją przygodę z alkoholem. Ustawki kto co kupuje, kto bierze kieliszki (tudzież plastikowe kubeczki) do autokaru… Jedno jest pewne – napoje wyskokowe budzą wiele emocji i ważne, żebyśmy uwzględnili je podczas przygotowań. Najprostszy skład zapewniający brak większej liczby zapytań (dlaczego tak mało 😉 ) to wódka (ew. Drinki na wódce), wino i piwo. Oczywiście im więcej rodzajów alkoholu do wyboru tym lepiej. Jedną z gorszych rzeczy, jakie mogą Wam się przydarzyć podczas organizowania imprezy firmowej to moment kiedy zabraknie alkoholu. Nie powinniśmy do tego dopuścić, bo wiele braków można zatuszować czy zastąpić. Braku alkoholu w środku trwania zabawy zatuszować się nie da. Ewentualnie można dokupić na miejscu lub zakupić u czynnego w okolicy zielonego gada ;).

Trzeźwość organizatora imprezy firmowej

Wiem, wiem, dla większości z nas wydawać się to może trywialne, ale naprawdę to najważniejsza z moich rad. Organizatorzy nie piją podczas imprezy! To my jesteśmy odpowiedzialni za to, co dzieje się podczas eventu, za bawiących się ludzi, za wszelkie atrakcje i kontakt z dostawcami. To my podejmujemy decyzje w trakcie imprezy (od przytaczanego punkt wyżej wcześniejszego skończenia się alkoholu po ewentualne kłótnie (lub co gorsza bójki) uczestników na… braku prądu i decydowaniu co ma zostać zaserwowane z menu jako pierwsze na agregacie kończąc). Organizator nie upija się i już. Wiem, wiem – stres związany z przygotowaniem i świadomość, że jest się jedną z naprawdę nielicznych trzeźwych osób może być uciążliwa. Uwierzcie mi jednak – jest to najlepsza (i jedyna) postawa jeśli profesjonalnie podchodzimy do tematu ;).

Co dalej?

Powyższe 5 punktów zdecydowanie nie wyczerpuje tematu jakim jest organizacja eventów firmowych, choć zajęło całkiem sporo miejsca :D. Jeśli pierwsza część przypadła Wam do gustu – dajcie znać! Wrócę z drugą :). 

Może spodoba Ci się również:

A może to Cię zaciekawi?

Gadżety na targi pracy – must have czy zbędny...

Targi pracy bez gadżetów wydają się niepełne niczym pierogi bez cebulki, albo ciasto drożdżowe...

Targi pracy i co dalej? Czyli jak wykorzystać czas...

Liczba zaproszeń do wzięcia udziału w różnego rodzaju targach, meet upach i innych eventach...

Employer branding – książki, blogi i inne źródła wiedzy...

Skąd czerpać wiedzę na temat employer brandingu? Takie pytania często pojawiają się na grupach...

Influencerzy w Employer Brandingu

15 miliardów dolarów. Przewiduje się, że tyle będzie warty rynek infduencerów w 2022* roku....

NPS w HR – co to jest i kiedy...

Dlaczego badamy działania HR-owe? Powodów jest wiele, na przykład czasem badania potrzebne są, aby...

Employer Branding w IT. Czyli jak wybrać wartościowe wydarzenie...

Które wydarzenie dla branży IT jest wartościowe, które targi będą mieć powodzenie wśród najlepszych...

Sprawdź wszystkie kategorie!

Comments

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Proszę wpisać swój komentarz!
Proszę podać swoje imię tutaj