Bal karnawałowy, wigilia, obchody istotnych dla firmy rocznic, otwarcia nowych biur, integracja zespołów/ całej firmy… Dla większości pracowników te słowa kojarzą się z dobrą zabawą. Dla osób odpowiedzialnych za organizację imprez firmowych zaś ze… sporym wyzwaniem!
Jak zatem podejść do tematu organizacji imprezy firmowej? Myślę, że nie ma idealnego i uniwersalnego schematu działań, który zapewniłby 100% sukcesu organizatorom. W zamian za to dziś podzielę się z Wami moimi 5 radami, które z pewnością ułatwią nasze eventowe działania. Poniższe punkty wypracowałam podczas organizowania dziesiątek imprez firmowych (od tych małych – zespołowych, do ogólnopolskich z zagranicznym streamingiem 😉 ).
Termin imprezy firmowej
Pamiętajcie, że event organizujecie dla pracowników i to dla nich czas oraz miejsce powinny być najodpowiedniejsze. Na początek koniecznie sprawdźcie kalendarz – ferie, wakacje, długie weekendy, święta regionalne (w przypadku angażowania więcej niż jednego kraju) – to wszystko skróci Waszą listę możliwych terminów. Jeśli zestawicie to z kalendarzem osób, które na imprezie być muszą (np. CEO) otrzymacie (czasem naprawdę) short listę z możliwymi datami. Co z nią zrobić? Przesłać do ludzi w formie ankiety! Zaangażowanie na tym etapie (a raczej jego brak) często przejawia się w niskiej frekwencji na wydarzeniach firmowych (btw. o tym, dlaczego narzędzia przez nas używane nie angażują pracowników przeczytacie tutaj). Włączenie pracowników w proces decyzyjny (styl imprezy czy właśnie jej termin) spowoduje, że ludzie poczują, że event jest rzeczywiście robiony dla nich. Gratis otrzymacie zaś ewentualne kolizje z ważnymi terminami, o których nie pomyśleliście.
Sala/ hala/ namiot – w skrócie – miejsce imprezy firmowej
Tutaj będzie krótko i na temat: Wielkość. Zdecydowanie jeśli mam do wyboru miejsce za duże lub odrobinę za małe (oczywiście chodzi mi o miejsce wyglądające na małe czy z małym parkietem, nie o łamanie zasad bezpieczeństwa) zawsze wybieram to mniejsze. Dlaczego? Eventy mają służyć integracji. W wielkich salach ludzie spędzają większość czasu na szukaniu siebie nawzajem. Parkiet wydaje się pusty w zasadzie bez względu na liczbę osób na nim tańczących.
Jedzenie
To jest niemniej istotny punkt programu. Jedzenia (dla dobra wszystkich) powinno być dużo. Słyszałam o przypadkach, gdzie organizatorzy chcieli trochę oszczędzić na jedzeniu. Efekt? Przekąski zniknęły szybko, a pozostały puste brzuchy i morze alkoholu. Myślę, że nie muszę pisać co było później ;).
Oczywiście nie chodzi o to, aby wydawać krocie na wyżywienie. Sprytnie skomponowane menu zepewni zadowolenie gości i spokojne głowy podczas eventu. Czy mam jakieś szczególne rady? Na pewno polecam… nie zapominać o mięsie. Choć sama jem go mniej niż więcej zawsze dbam, aby na imprezach było ciepłe danie mięsne, które będzie stanowiło podkład pod… tańce i inne wieczorne atrakcje. Oczywiście pamiętajcie też o osobach mięsa nie jedzących i alergikach. Jeśli musicie mocno uważać na budżet wybór posiłku może zostać określony wcześniej – na etapie wyboru terminu/ zapisu na wydarzenie. Dla osób tnących koszty – na Waszym miejscu najmocniej cięłabym na deserach – jeśli jest to typowa integracja firmowa uczestnicy najbardziej zainteresowani będą daniem ciepłym i zupą podaną w środku imprezy.
Alkohol
Nie byłby to szczery wpis gdybym o nim nie wspomniała. Czasem myślę, że imprezy firmowe mają magiczną moc przenoszenia nas – uczestników do czasów kiedy zaczynaliśmy swoją przygodę z alkoholem. Ustawki kto co kupuje, kto bierze kieliszki (tudzież plastikowe kubeczki) do autokaru… Jedno jest pewne – napoje wyskokowe budzą wiele emocji i ważne, żebyśmy uwzględnili je podczas przygotowań. Najprostszy skład zapewniający brak większej liczby zapytań (dlaczego tak mało 😉 ) to wódka (ew. Drinki na wódce), wino i piwo. Oczywiście im więcej rodzajów alkoholu do wyboru tym lepiej. Jedną z gorszych rzeczy, jakie mogą Wam się przydarzyć podczas organizowania imprezy firmowej to moment kiedy zabraknie alkoholu. Nie powinniśmy do tego dopuścić, bo wiele braków można zatuszować czy zastąpić. Braku alkoholu w środku trwania zabawy zatuszować się nie da. Ewentualnie można dokupić na miejscu lub zakupić u czynnego w okolicy zielonego gada ;).
Trzeźwość organizatora imprezy firmowej
Wiem, wiem, dla większości z nas wydawać się to może trywialne, ale naprawdę to najważniejsza z moich rad. Organizatorzy nie piją podczas imprezy! To my jesteśmy odpowiedzialni za to, co dzieje się podczas eventu, za bawiących się ludzi, za wszelkie atrakcje i kontakt z dostawcami. To my podejmujemy decyzje w trakcie imprezy (od przytaczanego punkt wyżej wcześniejszego skończenia się alkoholu po ewentualne kłótnie (lub co gorsza bójki) uczestników na… braku prądu i decydowaniu co ma zostać zaserwowane z menu jako pierwsze na agregacie kończąc). Organizator nie upija się i już. Wiem, wiem – stres związany z przygotowaniem i świadomość, że jest się jedną z naprawdę nielicznych trzeźwych osób może być uciążliwa. Uwierzcie mi jednak – jest to najlepsza (i jedyna) postawa jeśli profesjonalnie podchodzimy do tematu ;).
