Buddy w procesie onboardingu – kim jest & korzyści z wdrożenia

Oboarding pełni bardzo istotną rolę na Human Experience Journey. Dobrze przeprowadzony zmniejsza rotację, zwiększa zaangażowanie i produktywność. Co możemy zrobić, aby usprawnić proces adaptacji w naszych organizacjach? Warto zastanowić się nad wprowadzeniem roli Buddy’ego. Kim jest Buddy w onboardingu pracowników, jakie są jego zadania oraz jak wdrożyć tę funkcję w firmie? O tym dzisiejszy wpis.

Kim jest Buddy w procesie onboardingu?

Termin „Buddy” pochodzi z języka angielskiego i określamy nim kolegę/ kumpla/ znajomego. W procesie onboardingu Buddy to osoba, która jest dedykowana do zaopiekowania się nową koleżanką/ nowym kolegą. Co ważne, nie jest (a przynajmniej przyjęło się, aby nie był) to przełożony tylko osoba na podobnym stanowisku do nowozatrudnionego/nej. Dlaczego? Relacja z osobą na podobnym stanowisku będzie mniej zobowiązująca, a co za tym idzie zwiększa się prawdopodobieństwo, że nowy członek zespołu będzie bez skrępowania pytał o nurtujące go tematy.

buddy w procesie onboardingu

Kto może zostać Buddy’m?

Nie musi to być wcale osoba z największą wiedzą merytoryczną – takie osoby mają często kalendarze wypełnione po brzegi. Relacja nowego pracownika z Buddy’m nie polega na przekazywaniu wiedzy technicznej. Jego/jej zadaniem jest za to pokazanie nowym osobom zwyczajów i kultury organizacji. Kogo zatem wybrać do tej roli?

Warto postawić na osobę komunikatywną i dobrze znającą organizację, która będzie miała przestrzeń do zaopiekowania się new joinerem.

Czy w każdej organizacji potrzebny jest Buddy?

Prawda jest taka, że znam więcej organizacji, w których funkcji Buddy’ego nie ma niż jest. Czy to oznacza gorszy proces onboardingu? Oczywiście, że nie. W niektórych firmach Buddy jest obecny, tyle, że nie jest to funkcja sformalizowana. Zwyczajowo przełożony wybiera osobę, która wprowadzi nowego członka zespołu. Zagrożeniem jest jednak tutaj brak standaryzacji – jeden manager będzie pamiętał o wytypowaniu, inny może zapomnieć. Tak samo aktywności podejmowane przez nieformalnych opiekunów mogą się różnić, więc w konsekwencji każdy nowy pracownik będzie miał inną wiedzą na początek.

To jest trochę jak z wzywaniem pomocy na ulicy (oczywiście tutaj okoliczności są dużo łagodniejsze). Możemy liczyć, że „ktoś” podejdzie i będzie wiedział co robić. Jednak na szkoleniach wyraźnie uczą nas, by w tłumie wzywać konkretną osobę, którą dokładnie wyposażymy w wiedzę co ma robić (np. Pan w czerwonej koszulce – proszę zadzwonić po pogotowie gazowe).

instagram how2hr
Obserwujesz mnie na Instagramie? Jeśli nie – serdecznie zapraszam – wystarczy kliknąć w baner 🙂

Zadania Buddy’ego w procesie onboardingu

W zależności od roli i organizacji zadania Buddy’ego mogą się różnić. Warto jednak, aby ustalić „bazę”, która powinna mieć miejsce w każdej relacji. Dzięki temu każdy nowy pracownik otrzyma tę samą porcję wiedzy.

W projektach, jakie wdrażam zadania dla Buddy’ego zawsze proponuję przedstawić w formie listy. Przejrzysta forma, możliwość „odhaczania” wykonanych zadań i łatwe zaplanowanie poszczególnych punktów w czasie sprawdzają się przy wdrożeniach.

Przykładowe zadania Buddy’ego:

  • Odebranie nowej osoby z recepcji pierwszego dnia pracy
  • Oprowadzenie po biurze
  • Pierwszy lunch
  • Przekazanie zasad nieformalnych (np. kubki z logo firmy są ogólnodostępne, reszta prywatna)
  • Pomoc w zdobyciu dostępów do systemów firmowych
  • Wytłumaczenie funkcjonujących w firmie systemów
  • Informacja, jak dopisać się do karty sportowej/ ubezpieczenia

Jak sformalizować funkcję Buddy’ego?

Tak jak pisałam wcześniej – sformalizowanie funkcji Buddy’ego w porcesie onboardingu pozwala upewnić się, że każda nowa osoba startuje z takim samym poziomem wiedzy na temat firmy i otaczamy ją opieką w podobny sposób. Dodatkowo mamy wtedy możliwość dostrzec osoby, które rzetelnie wchodzą w rolę opiekunów i nagrodzić je. Oczywiście zaprojektowanie takiego procesu zajmuje znacznie więcej niż jeden wpis, ale podrzucam kilka pomysłów gotowych do wykorzystania:

  • Video tutorial dla nowych Buddy’ch, w którym przekażemy im cel takiej relacji oraz opisany proces krok po kroku
  • Zwrócenie kosztów pierwszego lunchu dla Buddy’ego z nowym pracownikiem
  • System komunikacji z osobami w roli Buddy’ego pozwalający upewnić się, że mają one przestrzeń na zaopiekowanie się nową osobą, są umówione z nowym kolegą/ koleżanką pierwszego dnia (i nie tylko)
  • System ewaluacji. Pytanie o Buddy’ego  (np. za pomocą NPS) w ramach entry interview – pozwala to wyłonić osoby, które swojej roli oddają się z przyjemnością i np. nagrodzić je za to, wybierać do roli częściej
ps jeśli chcecie wiedzieć jak ta funkcja wyglądała w Asseco w 2017 sprawdźcie archiwalne video tutaj

Buddy w procesie onboardingu – czy warto?

Wprowadzenie funkcji Buddy’ego do procesu onboardingu może z początku wydawać się dodatkową pracą. Jeśli jednak dobrze zaplanujemy tę rolę może okazać się, że odmieni ona cały praces onboardingu.
ps 2 Więcej treści dotyczących onboardingu znajdziecie tutaj
ps3 Podcast Raczkuję w HaeRach na temat onboardingu z moim udziałem

Może spodoba Ci się również:

A może to Cię zaciekawi?

Jak wybrać firmę w branży IT? 10 rad dla...

Jak wybrać firmę w branży IT? Java Developer, Programista .NET – w zasadzie co...

Alumni w organizacji – kim są i dlaczego warto...

Coraz świadomiej dbamy o kandydatów. Mierzymy ich doświadczenia, szkolimy się z candidatey experience. O...

HR Business Partner – rola, wdrożenie, przyszłość

Stanowisko HR Business Partnera jest obecne w coraz większej liczbie firm, a zapotrzebowanie na...

Onboarding nowych pracowników – 5 sposobów jak szybko i...

Onboarding nowego pracownika to zdecydowanie „hot” temat w obszarze HR od kilku dobrych lat....

Jak zorganizować imprezę firmową? 5 rad (cz. I)

Bal karnawałowy, wigilia, obchody istotnych dla firmy rocznic, otwarcia nowych biur, integracja zespołów/ całej...

Agile w HR – jak zacząć? Plusy i minusy...

Agile w HR - jak zacząć? W pierwszym wpisie na temat Agile (klik) w skrócie...

Sprawdź wszystkie kategorie!

Comments

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Proszę wpisać swój komentarz!
Proszę podać swoje imię tutaj